Papíry k domu na jednom místě: jak nám asistent hlídá servisy a záruky

Šanon s papíry k domu jsem nechtěl od začátku. Složky na Google Drive jsem měl, ale musel jsem je udržovat ručně. Jakmile jsem věděl, že to chci nechat na agentovi, potřeboval jsem něco jiného.

Dnes mám k domu stovky dokumentů a skoro se na ně neptám. Když má být revize tepelného čerpadla, asistent mi napíše sám a zeptá se, jestli má servisákovi připravit e-mail.

Archiv nestačí, potřebuju vědět, co z papírů plyne

Originály smluv, faktur, záručních listů a revizí ukládám do Paperless-ngx. Je to program na domácím serveru, který dokumenty uloží, přečte z nich text a dá se v nich hledat.

Archiv ale odpoví jen na to, kde leží faktura. Neřekne mi, že prodloužená záruka na rekuperaci platí jen s roční prohlídkou. Kdybych nechal jazykový model pokaždé prohledávat stovky stran PDF, občas by si něco domyslel nebo přehlédl dodatek smlouvy. U pojistky nebo záruky nechci, aby si tipoval.

Proto má dům nad archivem ještě svou paměť: textové karty s výcucem toho podstatného. Co to je, do kdy to platí, kdy je další servis a kde leží originál. Píšu je v Markdownu, což je obyčejný text s pár značkami pro nadpisy a seznamy. Pro asistenta je to přirozené prostředí a já si to přečtu v jakémkoli editoru.

Karty mám v Gitu, nástroji, který si pamatuje každou změnu. Jsem vývojář, takže je to pro mě nejpřirozenější volba. Vidím, co a kdy asistent v kartě změnil, a když se splete, vrátím to.

Termíny hlídá pevné pravidlo, ne asistent

Co jde spočítat, má počítat obyčejný program, ne jazykový model. Interval servisu a datum poslední prohlídky jsou v kartě jako čísla. Kontrola nad kartami z nich pokaždé stejně spočítá, kdy je další termín. Asistent jen přijde s připomínkou a nabídne, co s tím.

Pro zápis karet platí pár tvrdých pravidel. Datum se nedomýšlí: když je z podkladů známý jen měsíc, zůstane v kartě jen měsíc. Když údaj v dokumentu chybí, pole zůstane prázdné s poznámkou „doplnit“. A do karet nepatří plná čísla smluv, rodná čísla ani hesla. Originály jsou v Paperless-ngx, přístupy ve správci hesel.

Na to poslední dbám i proto, že asistent zatím běží na cloudovém jazykovém modelu. Na lokální model nemám doma dost výkonný stroj, i když je to můj cíl. Na modelu ale nic nestojí. Paměť domu jsou obyčejné textové soubory, takže model jde kdykoli vyměnit, i za lokální.

Jak vypadá jedna karta: rekuperace

U rekuperace je podmínkou prodloužené záruky roční prohlídka od certifikovaného partnera a každých šest měsíců kontrola nebo výměna filtrů. Hlavička karty vypadá takhle:

---
typ: servis
domena: provoz
zarizeni: Zehnder ComfoAir Q350
aktualizovano: 2026-10-12
zdroje:
  - "[[2026-09-22-email-registrace-prodlouzene-zaruky]]"
  - "[[2026-08-11-faktura-servisni-prohlidka]]"
servis:
  - ukon: Roční prohlídka certifikovaným partnerem (podmínka prodloužené záruky)
    interval: 12m
    posledni: 2026-08-05
  - ukon: Kontrola / výměna filtrů
    interval: 6m
    posledni: 2026-08-05
---

Pod zdroje jsou odkazy na e-mail s registrací záruky a na fakturu za prohlídku. interval: 12m znamená jednou za dvanáct měsíců. Z toho a z data poslední prohlídky kontrola spočítá, že filtry jsou na řadě v únoru 2027 a další prohlídka v srpnu 2027.

Stejně vypadají karty pojistek a smluv. U pojištění mám navíc jednou ročně termín, kdy projít pojistné částky a rozsah krytí. Když potřebuju vědět, kam volat při škodě, zeptám se asistenta a odpověď mám z vlastních papírů.

Nejdéle trvalo naučit asistenta třídit e-maily

Do mého soukromého e-mailu asistent přístup nemá. Má vlastní schránku a já mu přeposílám jen to, co má vidět: fakturu za revizi, novou smlouvu, zprávu ze servisu. Dokument přečte, připraví návrh karty a doptá se na to, co v papírech chybí. Nic se nezapíše, dokud to neschválím.

Tohle ladění spolu s návrhem struktury a pravidel zápisu zabralo nejvíc času. Dělal jsem to po večerech, takže to byly týdny. Nejdřív jsem mu poslal pár e-mailů a u každého důkladně kontroloval, jestli ho zařadil správně a jestli z něj vytáhl opravdu všechno důležité. Pak už to šlo pokusem a omylem. Celé řešení vznikalo několik měsíců a pořád si v něm něco upravuju.

Od léta je v paměti domu 141 zdrojových záznamů, hlavně přeposlaných e-mailů, a zhruba padesát karet s hlídaným termínem. Zatím je tam všechno z e-mailů, kde je ale většina. Papírové dokumenty mě ještě čekají: naskenovat a prohnat stejným postupem.

Takhle pak vypadá připomínka:

Dnes měla být kontrola tepelného čerpadla. Proběhla? Máme z ní zprávu? Pokud ano, pošli mi ji, stejně jako fakturu za práci. Mám si k tomu poznamenat ještě něco, co se ze zprávy nedočtu? Pokud neřekneš jinak, za 11 měsíců ti připomenu objednat další servis.

Když přijde čas servis objednat, připraví mi koncept e-mailu. Objednat by to zvládl i sám, ale poslední slovo chci mít já.

Nejčastěji se ho ptám na dům, ne na papíry

Na dokumenty se skoro neptám, protože termíny mi asistent hlídá sám. Nejčastěji se ho ptám na chytrý dům, když něco ladím. Kromě papírů má totiž přístup i k datům z Home Assistantu, kde se sbíhá všechno, co se v domě děje.

Jednou jsem ho nechal projít provozní data tepelného čerpadla za poslední měsíc. Čerpadlo bylo bez poruch, ale noční program topil na 22 °C a denní jen na 21 °C. Cirkulace teplé vody k tomu běžela zhruba hodinu a půl denně. Nic sám nepřepínal, jen ukázal, kde mi utíkají peníze. Nastavení jsem pak upravil já. Odhadem to ušetří tisíc až dva ročně, změřené to zatím nemám.

Co si z toho vzít, i když žádného asistenta nechcete

Agent určitě není potřeba, ale úklid v datech ano. Jedno místo, kde jsou všechny servisy, záruky a podmínky k domu, se podle mě hodí každému majiteli. Jestli s tím pak pracuje člověk, nebo agent, je už detail.

U mě to běží na domácím serveru a v Gitu, protože jsem vývojář. Stejně dobře ale poslouží obyčejná složka na Google Drive nebo v počítači: originály rozdělené podle oblastí a k nim textové karty. V každé kartě co to je, do kdy to platí, kdy je další servis a kde je originál. Ručně to dá víc práce, ale desktopové aplikace asistentů dnes umí pracovat přímo se složkou a PDF přečtou samy.

Termíny ze všech karet si dejte rovnou do kalendáře v telefonu. Pak vám servis rekuperace neuteče, ani když na papíry rok nesáhnete.